Assistant (e) en administration

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Description du poste

Sous la supervision de la Directrice générale, il ou elle assure le bon fonctionnement du bureau, soutient les gestionnaires et les employés à travers une variété de tâches liées à l’organisation et la communication. Le ou la titulaire est responsable du matériel et des stocks de fournitures de l’organisme.  Il ou elle doit en tout temps respecter les normes de confidentialité et de discrétion sur la gestion des informations de l’organisme. Responsabilités 
  • Répondre et rediriger les appels téléphoniques
  • Organiser et planifier les rendez-vous de la Directrice Générale
  • Planifier et organiser les réunions et prendre des minutes détaillées à la demande de la Directrice Générale
  • Gérer les listes de contacts et élaborer un répertoire des partenaires internes et externes de l’Organisme
  • Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies et des formulaires
  • Aider à la préparation des rapports administratifs à la demande de la Directrice Générale
  • Aider à la préparation des outils de gestion des régions (cartables, classeurs, etc.)
  • Développer et maintenir un système de classement adapté aux activités de l’organisme
  • Réserver des arrangements de voyage (hôtel, restaurant, café, transport, etc.) des dirigeants et des invités de l’organisme
  • Fournir un soutien général aux visiteurs
  • Agir en tant que point de contact pour les acteurs et partenaires internes et externes de l’organisme
  • Fournir des informations pertinentes et validées par la Direction Générale, à la demande des partenaires internes et externes de l’organisme, par courrier, courriel, téléphone, télécopie et tout autre moyen conventionnel de communication
  • Aider les dirigeants à la conception du matériel de présentation des activités de l’organisme
  • Assurer le fonctionnement de l’équipement (inventaire, suivi des entretiens préventifs, suivi des réparations)
  • Gérer l’inventaire des fournitures (inventaire, commande, suivi des stocks, envoi et réception, sécurité et conservation)
  • Maintenir les connaissances professionnelles et techniques à jour
  • Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la saisie, la copie, la reliure, la numérisation, etc.
  • Réserver des conférences téléphoniques, des chambres, des taxis, des coursiers, des hôtels, etc.
  • Organiser l’accueil et la réception au besoin
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier
  • Maintenir à jour les registres des congés des employés
  • Représenter au besoin la DG dans certaines fonctions
Qualités :
  • Passionné de l’éducation et de l’apprentissage des enfants
  • Expérience en Administration dans un environnement d’ entreprise ou d’organisme à but non lucratif (min. 2 ans)
  • Connaissance parfaite du français et de l’anglais parlé et écrit
  • Excellente maîtrise des outils informatiques : Application google, Microsoft Office, etc
  • Très bon sens de Leadership et de l’organisation
  • Habilité à communiquer avec les autres et travailler en équipe
  • Capable de travailler sous pression et dans un environnement scolaire
  • Ponctuel et disponible à travailler en dehors des heures normales de travail
Rémunération                                                                                            
  • Négociable
Conditions de travail
  • Horaire: variable et flexible
  • Lieu de travail : Windsor (au bureau et à domicile)
  • Possibilité de voyage à l’intérieur du Canada
Si vous êtes intéressés, prière d’envoyer votre Curriculum vitae par courriel à : info@epellemoicanada.ca avant le vendredi 10 mai 2020. Seuls les candidats choisis seront contactés. Un examen écrit pourrait être administré.
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